3. AB-Ansagen

Verschiedene Situationen:

Außerhalb Bürozeiten / Kurzzeitig nicht erreichbar / Mittagspause / Feiertag / Brückentage / Ostern / Weihnachten / Karneval / Fasching / Betriebsurlaub / Fortbildung.

Abwesenheitsmanagement

Nutzen Sie die Zeiten, in denen Sie nicht erreichbar sind, als erfolgreichen Marketingkanal, denn nicht jeder Betrieb ist in der Lage, 7 Tage die Woche über 24 Stunden die Zentrale zu besetzen. Je nach Branche schwankt der Anteil der Kunden, die nicht immer persönlich bei Ihnen vorbeikommen.

Mit einer Telefonansage erreichen Sie jeden Ihrer Kunden. Diesen direkten Draht sollten Sie nutzen! Kein anderes Medium bietet Ihnen 100% Zielgruppenansprache bei 0% Streuverlust!

Ein professionelles Abwesenheitsmanagement am Telefon steht und fällt aber mit der Qualität der eingesetzten Telefonansagen. Es nervt jeden Anrufer, wenn er mit Besetztzeichen, unerträglichen Warteschleifen oder selbstbesprochenen Anrufbeantworteransagen konfrontiert wird.

Außerhalb der Öffnungszeiten  

Nach Feierabend wird die klassische Anrufbeantworter-Nachricht gespielt, auch bekannt als Mailbox, Mobilbox oder Combox (Inspiriert vom Mailbox-Dienst von Swisscom für Mobil-und Festnetztelefone in der Schweiz)

Gewöhnlich wird in dieser Mitteilung die Geschäftszeiten angegeben. Abhängig von den Vorlieben kann man danach auf einen E-Mail-Account, auf das Kontaktformular auf der Webseite oder auf eine Mailbox hingewiesen werden.
TIPP:  

Wenn Sie einen Anrufbeantworter haben, sollten Sie nur dann die Möglichkeit anbieten, eine Nachricht zu hinterlassen, wenn Sie sicherstellen können, dass die Nachrichten regelmäßig abgehört und bearbeitet werden. Andernfalls ist es besser, auf diese Option zu verzichten. Unternehmen sollten außerhalb der Geschäftszeiten attraktive Kundenerlebnisse schaffen, um ihn zu begeistern und eine langfristige Kundenbindung aufzubauen. Hierzu eignen sich beispielsweise automatisierte Chat-Bots oder Online-Kundenservice-Formulare sowie andere Self-Service-Tools für außerhalb der normalen Geschäftszeit gestellte Anfragen von Kunden. Diese Tools helfen dabei, den Servicelevel für Kunde auch abseits der regulären Geschäftszeit zu verbessern und sorgt somit für mehr Zufriedenheit bei Kunde.

Denken Sie daran, dass die Geschäftszeiten ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Telefonansage Ihres Unternehmens sind. Es gibt einen einfachen Grund, warum Sie Ihre Anrufbeantworteransage dringend durch die Erwähnung Ihrer Geschäftszeiten ergänzen sollten. Schließlich können Ihre Kunden nur mit Ihnen in Kontakt treten, wenn sie innerhalb Ihrer Öffnungszeiten zum Hörer greifen. Missverständnisse in Bezug auf die Geschäftszeiten können zu großer Unzufriedenheit bei den Kunden führen: Stehen diese am Wochenende, bei abweichenden Öffnungszeiten oder aber während der Mittagspause vor verschlossener Tür, ist Missmut und Verärgerung oft die Folge. Die Angabe der Geschäftszeiten in der Anrufbeantworter Ansage bietet eine hilfreiche Lösung

Ihr Unternehmen ist zurzeit nicht telefonisch erreichbar? Nutzen Sie die passende Telefonansage! Es gibt unzählige Gründe dafür, warum ein Unternehmen vorläufig nicht über das Telefon erreichbar ist. Von Kundenterminen bis hin zu Betriebsveranstaltungen könnten die Ursachen nicht unterschiedlicher sein – dennoch haben sie alle gemeinsam, dass die eingehenden Kundenanrufe trotz der vorübergehenden Telefonpause kompetent und zuvorkommend beantwortet werden sollten. An dieser Stelle kommt eine fachkundige Anrufbeantworteransage ins Spiel, die Ihren Interessenten auch bei Ihrer Abwesenheit mit nützlichen Informationen entgegenzukommen weiß. Ein professioneller Anrufbeantworter lässt Ihr Unternehmen im bestmöglichen Licht erscheinen und sorgt selbst dann noch für Aufmerksamkeit, wenn Sie tatsächlich gerade nicht als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Wenn Sie nicht erreichbar sind, können Ihre Kunden oder Geschäftspartner immer noch wertvolle Informationen über eine Telefonansage erhalten. 

Wenn Sie nicht persönlich mit Ihren Kunden sprechen können, ist es wichtig, dass sie zufrieden den Hörer auflegen. Wir empfehlen daher dringend, eine Anrufbeantworter-Nachricht oder Telefonansage zu erstellen, die das genaue Datum und die Uhrzeit Ihrer Rückkehr enthält. Auf diese Weise haben Ihre Kunden ein klares Ziel vor Augen und fühlen sich weniger unzufrieden und frustriert über Ihre Abwesenheit. Falls viele Kunden regelmäßig nach demselben Sachverhalt fragen, sollten Sie entsprechende Information direkt in Ihre Telefonansage aufnehmen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen der Immobilienbranche seinen Kunden auf die Homepage verweisen, falls diese telefonisch hauptsächlich nach freien Wohnung suchen. Dies würde ihnen Ihre hilfreiche Anrufbeantworter Ansage zu schätzen wissen und so den positiven Eindruck über Ihr Unternehmens stärken.

Kurzzeitig nicht erreichbar

Ähnlich der Ansage, die Sie hören, wenn Sie ein Unternehmen außerhalb der Geschäftszeiten anrufen. Wenn Sie während der Geschäftszeiten kurzzeitig oder ganztägig nicht erreichbar sind, können Sie eine solche Telefonansage einschalten. In manchen Situationen und abhängig von der Branche oder der Größe des Unternehmens kann es vorkommen, dass Brückentage oder interne Veranstaltungen für eine Abteilung oder das gesamte Team eingerichtet werden. Dies wird im Allgemeinen als positiv angesehen.

Ansage für die Mittagspause

Ein klassischer Anrufbeantworter für die Mittagspause. Neben der Angabe, wann die Mittagspause vorbei ist, finden hier natürlich auch die üblichen Verweise auf E-Mail oder Webseite. Wenn Sie Ihre Anrufe an einen professionellen Anrufbeantworter weiterleiten, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Interessenten über die Mittagspause des erwünschten Ansprechpartners informiert werden und gleichzeitig hilfreiche Auskünfte erhalten. Lassen Sie Ihre Kunden in Ruhe bei der Mittagspause entspannen – versuchen Sie es doch mit einer informativen Telefonansage. Ihre Kunden vergönnen Ihnen einige Momente der Erholung und Entspannung zur Mittagszeit und verübeln es sicherlich nicht, wenn Ihr Arbeitsplatz für eine Stunde unbesetzt ist. Was hingegen regelmäßig auf Unmut stößt, ist das wiederholte Anrufen beim Empfang und das dauerhafte Abwimmeln auf die überlastete Warteschleife. Auf einem AB können Sie jetzt ganz leicht die Uhrzeit Ihrer Bürorückkehr festhalten - so haben alle Kunden immer genau den richtigen Zeitpunkt, um versuchsweise anzurufen oder vorbeizukommen!

Feiertagsansage oder Ansagen bei Brückentagen

Viele Unternehmen machen Feiertagsankündigungen per E-Mail, auf ihrer Website oder auf ihrem Anrufbeantworter. Aber es gibt tatsächlich einen Unterschied zwischen regionalen und bundesweiten Feiertagen.

Für spezielle Anlässe wie Ostern, Weihnachten oder Karneval erstellen Experten individuelle Ansagen, die den Text und Stil an das spezifische Fest anpassen. Dies sorgt für einen starken Eindruck.

Wir werden Ihren Anrufern mitteilen, dass Sie über das Oster-Wochenende geschlossen sind. Ihren Betriebsurlaub an Ostern erleichtern wir Ihnen gerne, indem wir die passende Telefonansage zur Verfügung stellen, z.B. mit einem Hinweis auf alternative Kontaktmöglichkeiten, einer Notfallnummer oder Ihrer Website. So sind Ihre Anrufer während Ihrer Abwesenheit zu Ostern stets bestens über Ihren Betrieb informiert.

Es ist einfach, für Ostern eine allgemeine Feiertagsansage für Ihr Telefon zu benutzen. Unser Tipp ist jedoch, für wichtige Feiertage wie Ostern oder Weihnachten auch spezielle Ansagen zu verwenden - das zeigt Ihren Lieben schließlich deutlich mehr Aufmerksamkeit und Wertschätzung.

Wenn der Feiertag auf einen Dienstag oder einen Donnerstag fällt, nutzen viele Unternehmen die Gelegenheit, um ihren Mitarbeitern ein verlängertes Wochenende zu gönnen. Dennoch ist es wichtig, dass Anrufer mit Informationen über die Brückentage versorgt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass sie nicht wissen, warum ihr Ansprechpartner nicht erreichbar ist und falsche Schlüsse ziehen. Dies kann dazu führen, dass potenzielle Neukunden verloren gehen.

Karneval / Fasching

Wenn Ihr Unternehmen am Karneval, am Faschingsdienstag oder an Aschermittwoch geschlossen hat, dann kümmern wir uns gerne um die passenden Telefonansagen. Ein Text, der sich neutral und sachlich präsentiert, kann natürlich auch dem Anlass entsprechend angepasst sein.

Weihnachtsansage

Die Aufgabe, eine Telefonansage zu Weihnachten zu machen, wird oft nicht ernst genommen. Aber es ist tatsächlich nicht so leicht, wenn das Jahr zu Ende geht. Es gibt viele verschiedene Optionen:

✔️ Betrieb geschlossen ausschließlich über die Weihnachtsfeiertage

✔️ Betrieb geschlossen von Weihnachten bis Neujahr

✔️ Betrieb geschlossen von Weihnachten bis Dreikönig

✔️ Betrieb geschlossen jährlich wechselnd

✔️ Betrieb geschlossen nicht dauerhaft, aber eingeschränkt  

Es ist empfehlenswert, mehrere Aufnahmen mit variierenden Terminen herzustellen. Die Dauer der Weihnachtsferien variiert in vielen Betrieben jährlich.

Eine willkommene Abwechslung, die jederzeit gern gesehen wird, ist die Kreativität, die man in die vorhandene Ansage vor Meldungen investieren kann, indem man sie mit weihnachtlichem Text, Sound, Design und Musik schmückt. Dieser Service wird Anfang Dezember starten und die Anrufer während der gesamten Weihnachtszeit unterstützen. Wir können Ihre Telefonanlage auch vor Weihnachten mit weihnachtlichem Flair verschönern. Wir können Ihre üblichen Ansagen mit einer Weihnachtsmusikbegleitung versehen. Mit einer weihnachtlichen Musik unterlegten automatischen Begrüßung können Sie Gespräche sofort in der passenden Stimmung beginnen. Es ist ein Aspekt, den man nicht übersehen sollte: So werden Ihre Anrufer wissen, dass Sie sich Gedanken gemacht haben - und Anrufe für Sie eine Dienstleistung für den Kunden und kein unangenehmes Problem sind. Ein gewinnbringender Aspekt in der Kundenbeziehung.

Sie haben Betriebsurlaub

Viele Unternehmen nutzen die Sommerzeit für eine Pause. Um Ihre Kunden aber nicht im Stich zu lassen, sollten Sie darüber informieren und Alternativen anbieten. Wenn Sie in einer schwerwiegenden Branche tätig sind, kann es von Wert sein, eine Notfallnummer zu haben 

Warum nicht einfach die normale Ansage außerhalb der Geschäftszeiten abrufen? Es wäre sehr praktisch, wenn man während des Betriebsurlaubs die reguläre Ansage außerhalb der Geschäftszeiten nutzen könnte. Stellen Sie sich vor, dass Sie an einem Wochentag als potentieller Neukunde bei einem Unternehmen anrufen und Sie erfahren, dass Ihr Anruf außerhalb der Öffnungszeiten stattfindet. Es ist schon komisch, wenn Sie es am nächsten Tag zur selben Zeit versuchen. Dann erhalten Sie dieselbe Ansage. Für Sie wäre es klar, dass hier jemand offensichtlich keine Lust mehr hat oder nicht mehr existiert. Oder würden Sie auf die Idee kommen, dass es sich lediglich um Betriebsurlaub handelt? Es ist völlig in Ordnung, Urlaub zu machen. Jeder braucht auch einmal Freizeit als Ausgleich. Wichtig ist nur, dies den Anrufern konkret mitzuteilen. Dann wissen sie genau, was Sache ist - und sind in den seltensten Fällen verärgert

Die richtige Ansage bei einer Fortbildung

Unternehmen halten ihre Kunden häufig Wochen im Voraus über einzigartige Ereignisse, wie z.B. eine Fortbildung, an der das gesamte Büro teilnimmt, durch E-Mails auf dem Laufenden. Niemand ist unter der angegebenen Telefonnummer zu den entsprechenden Daten erreichbar. Die Mehrheit der Kunden bevorzugt immer noch den Kontakt per Telefonat als erste Möglichkeit, ohne zu wissen, dass sie damit auf ein leergefegtes Büro treffen. Eine professionelle Telefonansage informiert Ihre Interessenten über die Umstände und hilft bei der Suche nach relevanten Informationen. Es ist ratsam, die automatische Anrufbeantworteransage zu aktualisieren und das konkrete Datum und die Uhrzeit Ihrer Rückkehr anzugeben. Dadurch haben Ihre Kunden eine klare Vorstellung, wann Sie und Ihre Mitarbeiter wieder verfügbar sind. Selbst wenn aufgrund einer Fortbildung vorübergehend niemand im Büro ist, machen Sie mit Ihrer Anrufbeantworter-Ansage einen professionellen Eindruck.